Содержание:

 
Когда нужно автоматизировать бизнес-процессы
Автоматизировать можно практически все и с первых дней существования компании. Но есть ситуации, когда автоматизация малого бизнеса необходима:

Бизнес растет и команда не справляется с текущими задачами, документы долго ждут проверки или подписи;

Задач слишком много и наступил хаос: постоянно возникают одни и те же ошибки, теряются данные о клиентах и заказах;

Нужно ускорить процессы, на которые уходит много времени, если делать вручную. Например, подготовка налоговой декларации.

 
Автоматизация работы с клиентами
Одна из программ для автоматизации бизнеса, которую обычно внедряют в первую очередь, — CRM-система. Она помогает собирать данные о клиентах в одном месте и контролировать клиентский сервис. 
CRM-система сохраняет контакты клиентов и информацию о сделках. При первом обращении клиента система автоматически заводит для него карточку, куда попадает контактная информация.

Например, клиент интернет-магазина сделал заказ и оставил номер телефона, имя, email. Эти данные будут сохранены в его карточке. Когда менеджер узнает у клиента адрес доставки, он дополнит карточку этой информацией. 
Каждый заказ или сделка тоже сохраняется в виде карточки, которая попадает в визуализированную воронку продаж. Этапы воронки настраивают под потребности бизнеса. Например, для туроператора может быть так: «Заявка», «Предложение у клиента», «Договор подписан», «Предоплата», «Полная оплата». 
Информация доступна всем сотрудникам, которые имеют отношение к процессу, например, менеджерам и руководителю.
Когда клиент обращается в компанию во второй, третий, пятидесятый раз, менеджер видит не только имя клиента, но и историю взаимодействия с ним. 
Вариантов CRM-систем много, мы остановимся на пяти самых популярных в России.
«Битрикс24» — CRM-платформа от компании «1С-Битрикс». Есть готовые решения по отраслям бизнеса — для интернет-магазинов, юридических компаний и оптовиков, но можно настроить по-своему.
Можно объединять с другими продуктами «1С-Битрикс» и со сторонними сервисами, например, с «1С:Бухгалтерией» или телефонией Mango Office. 
Чтобы проверить, подойдет ли эта платформа для автоматизации бизнеса, можно воспользоваться бесплатным тарифом. Он ограничен не по времени, а по функциям и количеству заполненных форм.

Так в «Битрикс24» выглядит продвижение сделки по процессу

AmoCRM — это платформа с минимальным набором функций — карточки клиентов, визуализация воронки продаж, интеграция с сервисами телефонии. В мобильном приложении есть сканер визиток, с помощью которого можно добавлять контакты в CRM.

Воронка периодических покупок показывает текущее состояние постоянных клиентов: кто недавно совершил покупку, а кто собирается обратиться снова

RetailCRM — облачная CRM-платформа для интернет-магазинов. Менеджеры работают с заказами и следят за количеством товара на складе в одном окне — не нужно переключаться между разными сервисами.
Есть отдельный продукт для продаж в Instagram — retailCRM Chat. 

Информация о сделках в RetailCRM в виде таблички: на каком этапе заказ, кто покупатель и откуда он пришел

Pipedrive — международная CRM, которой пользуются крупные компании по всему миру, но для малого и среднего бизнеса она тоже удобна. Можно объединить более чем со 150 сервисами.

Визуализация воронки продаж в Pipedrive

Zendesk — американский русифицированный сервис. Интегрируется с социальными сетями, блогами, чатами, встроенным коллтрекингом.

Интерфейс Zendesk: сотрудник службы поддержки переписывается с клиенткой в WhatsApp, и сообщения сразу попадают в CRM
 
Читайте также:Я хочу автоматизировать свой бизнес. Что мне нужно знать?Зачем автоматизировать бизнес-процессы: 5 главных причин 5 лайфхаков, которые помогут бизнесу перейти в цифровую среду
Автоматизация маркетинга
Можно заниматься отправкой рассылок вручную, а можно использовать сервисы, которые помогают автоматизировать действия, связанные с рекламой и маркетингом. Например, настроить рассылки — и письма будут сами в нужной последовательности отправляться каждому, кто оставил электронную почту.
Расскажем о пяти сервисах, которые помогают автоматизировать работу с маркетингом.
SendPulse — русскоязычная email-платформа с понятным интерфейсом. Письма собирают в конструкторе, цепочки рассылок — в визуальном редакторе: чтобы отправить рассылку, не нужно быть программистом.
Сервис интегрируется по API с «Яндекс.Кассой», Bitrix, AmoCRM, Zapier и другими CRM и CMS. Есть бесплатная версия до 500 подписчиков и 15000 писем в месяц, но в этой версии нет интеграции с Google Analytics. 

Цепочка из десяти писем, собрана в SendPulse: каждое следующее письмо отправляется после того, как получатель откроет предыдущее

MailChimp — email-платформа c полноценным сервисом даже в бесплатной версии, но на английском языке. Интегрируется с Google Analytics, Tilda, Facebook, Shopify. Бесплатная версия — до 2000 подписчиков или до 10 000 писем в месяц.

Пример письма, собранного в конструкторе MailChimp

Mindbox — российская CDP, customer data platform или платформа данных клиентов. Помогает собирать и хранить данные о клиентах и их обращениях в одном месте, сегментировать покупателей и построить с ними правильную коммуникацию с помощью писем, сообщений в мессенджеры и звонков.
Это позволяет персонализировать сайт и рассылки для каждого клиента и показывать товары, спецпредложения и рекламу, которые его заинтересуют.

Цепочка о брошенной корзине с email-рассылками, мобильными и вебпушами, SMS, собрана в Mindbox

eSputnik — CDP-платформа, которая помогает объединять данные контакта в одном профиле, настраивать сценарии взаимодействия с пользователем, когда он бросил корзину или просмотрел товары. Можно настроить товарные рекомендации по интересам пользователя.

Редактор писем в сервисе eSputnik

Calltouch — российский сервис коллтрекинга и сквозной аналитики: определяет, с какого рекламного канала пришел клиент. Это помогает измерять эффективность всех рекламных каналов и вкладывать деньги только в те, которые приносят доход.

Статистика по рекламной кампании в интерфейсе CallTouch
 
Автоматизация управления проектами
Построить командную работу над проектами — значит сделать процесс прозрачным и удобным для каждого его участника. В этом поможет автоматизация управления проектами.
Есть специальные сервисы, в которых задачи находятся на одном экране, и каждый сотрудник, который участвует в процессе, видит, что с задачей, на каком она этапе и когда требует внимания.
Trello — один из самых популярных сервисов. Интуитивно понятный и функциональный интерфейс: одна задача — одна карточка. Работа над задачей делится на шаги — это колонки, по которым можно двигать карточку.
У Trello функциональный бесплатный тариф, ограничен 250 действиями в месяц С помощью Zapier можно интегрировать с онлайн-сервисами: Google Drive, MailChimp, Slack и другими.

Trello редакции Mindbox: всем пользователям сразу видно, сколько задач в работе и в каком они состоянии

«Планфикc» — рабочее пространство, в котором настраивают структуру компании и задают сотрудникам роли, чтобы у каждого был доступ только к определенным проектам, задачам и данным.
Можно пригласить в «Планфикс» временного сотрудника и дать ему доступ только к тем задачам, которые не являются коммерческой тайной.

В «Планфикс» задачи можно организовать не отдельными карточками, а в виде дерева, в котором большие задачи дробятся на подзадачи

Asana. В этом сервисе визуализируют задачи пятью способами: список, календарь, таймлайн, доски, личный планировщик. Каждый выбирает удобный для себя вариант. Сотрудники обсуждают задачи на разных уровнях: в самой задаче, в проекте и в чате команды.

Пример описания задачи в Asana
 
Автоматизация бухгалтерских и налоговых отчетов
Вести бухучет в Excel и вручную заполнять бухгалтерские отчеты — реально. Но чем больше в учете ручной работы, тем выше риск ошибок, пени, штрафов, а то и судов.
Расскажем о двух программах, которые помогают автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет.
«Контур.Эльба» — сервис электронной бухгалтерской и налоговой отчетности, есть отдельный функционал для малого бизнеса на УСН и патенте.
Система помогает ускорить сдачу отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Автоматически рассчитывает налоги с дохода и зарплат, создает платежки и напоминает, когда их нужно заплатить.
Помогает предпринимателю или бухгалтеру составлять счета, акты, накладные и УПД, а также передает их в систему электронного документооборота «Диадок».

Все бухгалтерские документы — в одном окне

1С: Упрощенка. Бухгалтерское ПО для компаний и ИП на упрощенной системе налогообложения от 1С.
В интерфейсе есть все функции для бухгалтерского и налогового учета малого бизнеса: ведение хозяйственной деятельности, расчетные операции по кассе и банку, расчеты по заработной плате, расчет налогов и взносов.
Когда доход компании вырастет и нужно будет перейти на общую систему налогообложения, достаточно будет просто поменять настройки в программе.
 
Автоматизация разработки и создания сайтов и приложений
Не обязательно делать сайт с нуля — дизайн, верстку, кодинг. Есть конструкторы сайтов, которые помогают сэкономить деньги и время на разработке.
Такие сайты можно интегрировать с нужными программами и платформами без участия разработчиков. Для сайтов, собранных в конструкторах, не нужен отдельный хостинг.
Расскажем о трех популярных конструкторах сайтов и одном конструкторе приложений.
uCraft подходит для небольших компаний и фрилансеров. На бесплатном тарифе доступен только базовый шаблон: можно сделать промостраницу или лендинг для сбора контактов. Есть возможность подключить собственный домен и работать с инструментами для SEO-продвижения.

Варианты шаблонов для разных бизнес-ниш в конструкторе сайтов uCraft

Wix — конструктор сайтов с технологией Drag&Drop: просто зажимаете левой кнопкой мыши нужный блок и перетаскиваете его на рабочее пространство. Сайты получаются адаптивные — хорошо смотрятся на десктопе и смартфоне.

В Wix тоже есть набор шаблонов — практически готовые сайты, на которых нужно просто заменить информацию на актуальную для бизнеса

Tilda. В «Тильде» есть готовые шаблоны сайтов и еще 550 готовых модулей, из которых можно собрать лендинг, интернет-магазин или новостной портал. Конструктор интуитивно понятен, есть drag&drop, чтобы просто перетаскивать готовые блоки в макет.
Есть также возможность собрать веб-сайт с нуля, но для этого нужны знания html-верстки. 
Cайты на «Тильде» хорошо индексируются поисковыми системами, можно добавить мета-описания и заголовки на страницах для поисковой оптимизации сайта.
В бесплатной версии можно опубликовать только один сайт.

Готовые шаблоны сайтов в Tilda

IBuildApp — конструктор приложений для смартфонов на Android и iOS. Подойдет тем, кто не разбирается в разработке: простой drag&drop редактор, встроенная система управления контентом (CMS) и около тысячи шаблонов. Есть пробный бесплатный период.

Шаблоны мобильных магазинов в сервисе IBuildApp
 
Как избежать ошибок при автоматизации бизнес-процессов

Смотреть не на фичи системы автоматизации бизнеса, а на то, может ли софт справиться с вашими сценариями работы. Чтобы это проверить, составьте список сценариев и попросите представителя приложения показать, как это решается в их программе. Это поможет понять, подходит ли ПО по скорости, удобству и возможностям.
Тестировать разные программы для автоматизации малого бизнеса: одна может не подойти по функционалу, другая — по дизайну, третья — по цене.
Начинать с важных для компании процессов, чтобы убедиться, что время сотрудников действительно экономится, а ошибок стало меньше. Если теряются данные о заказах, то лучше начать с внедрения CRM, а не с переноса проектов в онлайн-сервис.
Собирать обратную связь от сотрудников: если они с чем-то испытывают сложности, им можно помочь с обучением.
Внедрять сервисы по необходимости, а не потому, что их внедряют другие. У всех бизнесов разные процессы, даже у конкурентов в одной нише, и каждому могут подойти разные решения.

Иллюстрации предоставлены автором.


Source link

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.